導入してもっと仕事を円滑に!ビジネスチャット選びのポイント

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【業種別】ビジネス向けグループチャットの導入事例

ビジネスチャットツールは、どんな業種にも対応して多くの効果を生み出すことが、実際に導入した企業の事例からも十分に理解できるようです。

昔と違って、現代社会では社員や関係する業種、顧客との十分な連携が業務推進の原動力といわれています。

そこでどんな業種でどのような課題解決と効果が生まれたかについて、具体的な事例を紹介します。

ビジネスチャットツールの業種別導入事例

販売業

携帯電話の販売業者の事例を紹介。顧客情報の濃度が高い携帯電話事業において、情報漏れのない安心のセキュリティは大前提のもと、スピーディな社内連絡やトラブルの対応などが急務でした。

さまざまな要素を検討した中で、従来の電話やメールでの情報共有にも課題が多いものでしたが、LINEやFacebookでは安全性に問題ありと考えました。そこで、検討した結果確実な手段としてチャットツールを採用しました。ファイルの共有や会議、社員の勤務状況などの把握に大きなウエイトを占めています。

顧客情報などの重要なものでも安心して共有できることや、部署ごとのルーム作成が自由であることからも非常に使い勝手の良いツールとして活用しています。既読表記もあるため、社内の情報統制がしっかりとれるようになりました。

飲食業

複数店舗で事業展開している飲食業では、社員や店舗従業員との連携が必須です。

しかし、アルバイトなどさまざまな業態の従業員がいる中でのリピーター確保と顧客情報管理に課題を抱えていました。

また、情報の一括連絡なども周知ができない現状もあり、ジレンマに陥っていた状況です。そこで個人情報を扱いつつ情報を共有できるツールを探していたところ、ビジネスチャットツールを知ります。既に大手企業でも導入されているほどのセキュリティ機能を確保していることや、顧客情報のファイルを安全に共有できること、また全従業員がアクセスしやすいことなどのメリットがありました。

導入後は、従来の顧客情報のみならず新規や変更などの更新作業後のファイル共有や修正も容易になり、結果的にリピーター確保に大きく貢献する形となりました。

教育関連業

正社員だけでなくアルバイトやパートという勤務形態の従業員が多い塾では、勤務時間もまちまちなため情報の共有やコミュニケーションがとれないことに課題意識を持っていました。

多くの生徒が学んでいる中で、それぞれに問題点や指導の重点ポイントなどがあるため、担当する講師はその情報を共有する必要性がありました。

さらには先輩講師からのアドバイスを受けて問題解決に取り組むことも必要である業種のため、円滑なコミュニケーションは非常に重要な手段といえます。若い講師も少なくないことからも親しみやすく業務時間外でも活用できる個人スマートフォンなどを使った安全なツールを求めていました。

ビジネスチャットツールでは、特に安全性を重視して情報の漏えいやなりすまし、不正アクセスなどから情報を守ることができました。

医療業

専門的な知識と医療人としての十分な素養、責任感などが要求される医療業。

特に患者に関わる多くの人の情報共有は、正確かつタイムリーなものであることが重要で、時にはスピーディな対応が要求されることもあります。

従来では、メモや紙で引き継ぎなどをしてきた業界ですが、スタッフ間のコミュニケーション不足やさまざまなトラブルの原因として、情報の正しい共有という課題が見えていました。

そこで複数クリニックを運営している医療機関で、ビジネスチャットツールを導入。これにより、複数のクリニックの情報や現況を管理者が一元管理できるようになり、すべての運営状況や患者情報を出向かなくても把握できるようになりました。

また、管理者の声をスタッフが聞き取りやすくなり、互いの意思の疎通が行いやすくなりました。

製造業

長い歴史を持つ老舗製造業では、時代の流れに合わせた業務改革を行ってきた中で、さらなる改革の必要性に迫られていました。

世界的シェアがある中でも急務だった社員の連携と情報共有スキル。長年の顧客情報をすべての社員が同レベルで共有しなければいけない中で、安全性が高く確実に共有できるツールを探し、チャットツールを採用しました。

検討の際にはインターネットの口コミなどを活用。製造業で重要なのはまず時間。打ち合わせのタイミングなどに時間を取られている余裕がないため、チャットツールを活用した会議や議論は非常に役立ちました。

従来担当が抱え込む形だった情報やプロジェクトを全員が共有することによって、新たなアイディアや指摘が生まれ顧客にも信頼を得ることができました。

IT業

インターネットを使った人材募集を手掛ける会社では、求人を行う会社と就職している人材のプライベート情報を管理することになります。

そこで課題となっていたのが、情報の管理の厳密さです。従来はメールや電話が主流だった紹介の連絡ですが、情報漏れなどの観点からも問題視されていました。ところが近年ではクラウド型といって複数の会社でやり取りできるシステムを導入するところも増えています。

特に新プロジェクトなどによる活用では、社員同士のやり取りの中から新しい案件やアイディアが生まれることがあります。他社の差別化を図るために必要な独創性やプライベートな情報管理は、企業にとっても非常に重要なポイントであるといえるでしょう。スピードと安定感を重視するならチャットツールが最適といえます。

建築業

複数の業種が関係している建築業では、特に顧客管理が重要なポイントでした。

現在建築業は下降傾向だといわれる中で、東京オリンピックを焦点とした事業の見直しやその後の課題の検討に入りました。重要なのは、オリンピック終了後の展望。インターネットなどを通じて多くの情報を集めた結果、チャットツールが最も最適な条件だと考えられました。

そこにはセキュリティの高さと、情報共有の難しさも我々の課題といえるでしょう。実際に活用してみて、業務の効率化は十二分に認められ、役割分担もいつの間にか的確に行われることになりました。

スピード勝負の建築業において、材料も時間も無駄のない製作を行うべく、チャットツールで素早い連絡事項をやり取りすべきだと考えます。

金融業

コンビニ会社が運営する金融業では、コンビニを活用したさまざまなサービスを行っています。

このような金融業は競争も激化しつつあり、現在も既に商品が追加され海外送金などの業務が拡大する傾向にあります。コンビニでは、さまざまな販売業務をはじめとして、ATMなどの便利な取り扱いができるようになりました。しかし、実際にはコンビニで働く従業員にはシフト制など時間的な制約がみられました。

そのため営業担当と店舗では時間のずれが大きくタイミングも難しいことから、なかなか打ち合わせもできませんでした。そこでさまざまなトラブルの対応策として、チャットツールを活用するようになりました。

メールや電話に比べてタイムリーな確認ができることや、情報共有の範囲が明確になることなどの効果が見られ、すっかり定着しています。

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