導入してもっと仕事を円滑に!ビジネスチャット選びのポイント

  • ビジネスチャットツールの選び方
  • ビジネスチャットツール徹底比較
  • 社内向け情報共有ツールの効果とは
  • 【業種別】グループチャットの導入事例

販売業

販売業でグループチャットを導入したおかげで、スピーディな業務連絡が可能になった事例として、携帯電話販売代理店のケースを紹介します。

グループチャット導入前の課題

そもそもビジネスチャットツールの導入を検討したのは、社内連絡のルーズさやタイムロスの多さが理由です。

業務上の連絡をはじめ、新商品の情報やキャンペーン情報など非常に多くの情報が送られてくるため、次第にその状況に慣れてしまい、メールの確認も後回しにする社員も見られました。

中には重要な内容のものもあるのですが、結局送る側もいちいち書式をつくるのが煩わしく、全員が確認したかを把握できないというデメリットもあり情報の一斉周知は頭の痛い問題でした。

そのため、会社としては禁止されていたプライベートのLINEやFacebookのMessage機能を使ってしまうこともありました。

導入したきっかけとは

グループチャットは、各社で搭載されている機能が違います。

どれがいいのかを検討する際に、我が社が導入前の課題としていた情報の一斉周知がしやすいものがいいということになりました。また、PCなどに不慣れな社員も少なからずいるため、使いやすいものという条件も上がりました。

そこで、各社比較してみて、いわゆるLINEなどのように既読表示があるものとないものがあることがわかりました。もちろん既読表示機能を搭載したグループチャットで、しかもルーム制限のないものを選びました。

導入後の効果は?

現在は、管理者が設定したグループでチャットをしています。そこで得られた効果を上げてみると

  • 既読表示で情報の共有が一目瞭然
  • 画像やファイルを添付することでミスが減った
  • 採決や進行、トラブル対応がスピーディになった
  • 直行直帰や電車の遅延などの情報や勤務状況を把握できるようになった

チャットでコミュニケーションを取り始めてから、それまであまり会話に参加しなかった人もトークに参加するようになり、距離が近くなったように思います。

現在は、社外へはメール対応、社内はトークというスタイルが定着しています。

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