導入してもっと仕事を円滑に!ビジネスチャット選びのポイント

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課題を解決!社内向け情報共有ツールの効果とは

社内向けの情報共有を円滑に安全に行うための最適なツールとしてのビジネスチャットツールは、多くの効果をもたらしてくれます。実際に、従来の電話やメールなどの方法からビジネスチャットツールを新たに導入した多くの会社からは、喜びの声が聞かれます。

そこで、社内向けに最適な情報共有ツールビジネスチャットツールのもつさまざまな効果を紹介しましょう。

部門間のコミュニケーション不足を解消

ビジネスチャットツールの導入を検討しているほとんどの企業では、社内や部門間のコミュニケーションに不満を感じているところが多いようです。

同じプロジェクトのメンバーなら会議などさまざまな場でコミュニケーションをとれても、異部門となると顔を合わせることすらないことも。上司と部下、あるいは部署や部門の違う社員同士でも柔軟に連携や連絡を取り合える環境づくりには、より親近感を持ちやすく人と人との距離を近づけられるビジネスチャットツールは最適で、スタンプやいいねなど、共感や感情を表す表現も搭載しています。

また、タイムリーに情報を共有できるので、業務の進行をスムーズにする効果も期待できます。昔の企業とは違い、現在は社員と会社の距離がとても近く、縦社会より横社会を重視する会社が伸びる傾向にあります。

ビジネスチャットツールの上手な活用で、会社そのもののモチベーションを高めることができるでしょう。

トラブル解決の高速化

ビジネストラブルはいつ起こるか予測できないもので、なぜか往々にして夜間や休日、担当者不在時などに不測の事態が起こってしまうことがあるものです。

従来の情報共有方式ならば、営業開始時間にはじめて情報を目にしたり、連絡はあっても対応のしようがない、ということもしばしばでした。

そこには、コミュニケーションがスムーズにできないという壁が立ちはだかっていました。しかし、ビジネスチャットツールの普及によって、時間帯や場所を選ばないコミュニケーション方法が確立してきました。

人づてに渡り歩いた情報はしばしば変異して違うものになってしまうこともありますが、文字で保存されいつでも閲覧できるビジネスチャットなら間違いは修正や指摘ができるほか、同じ情報を複数の人に共有できるため初動ミスが少なくなります。

また、災害時の迅速な対策支援のために導入している企業もあります。

在宅勤務者との連携

近年ますます増えている在宅勤務やSOHOなどのリモートワークを行っているスタッフとの連携は、面と向かってできないこともありどうしてもタイムロスや伝達ミスなどが起こりがちです。従来通りの電話やメールでは、なかなかすぐに応対ができないケースも少なくないため、業務推進に影響することもあります。

そこでおすすめしたいのが、ビジネスチャットツールです。社内向けの情報共有ツールは、もはや当たり前の機能としてビジネスチャットには搭載されています。

しかし、在宅勤務などの社外メンバーとの連携については、そのツールの基本機能を確認することが必要です。セキュリティの問題から対応していないものもあるようですが、社外メンバーとの連携機能は在宅勤務者を抱える企業においては非常に便利なツールといえます。

タイムリーに複数でも会話できるため、プロジェクト内容の確認などを的確にスムーズに行えるのがビジネスチャットツールです。

セクハラ・ソシャハラの撲滅

一般的に認知されるようになったセクハラや、上司などからプライベートに介入され度を越していくソシャハラ対策として最も有効なのは、個人情報を知られないことにあります。

しかし、若い社員などは上司の言葉にはなかなか逆らうことができないものです。そこでラインなどのプライベートチャットのアカウントを教えたりFacebookやTwitterなども知られるようになりじわじわとプライベートに切り込まれていくことも…。

仕事上のお付き合いのはずが、個人の問題に発展するなど問題視されるケースもあります。こういったケースのほとんどは、SNSなどのソーシャルツールをビジネス内で使っているといわれています。

そこで、ソシャハラのようなトラブルをなくすために個人情報が見られないシステムとなっているビジネスチャットツールなら、安心して社内メンバーとのコミュニケーションをとることができます。また、管理者によってアクセス監視もされていますので、さらに安心です。

情報セキュリティの向上

これまで最もよく使われてきたコミュニケーションツールは、ソーシャルネットワークと呼ばれるものやクラウドサービスなどでしょう。

しかし、これらのソーシャルにはさまざまな問題点が指摘されています。その中でも、ビジネスに最も重要なポイントは、セキュリティ機能の充実です。ビジネスユースで最も大切なことは、情報の管理です。

そこでビジネスチャットツールでは、情報漏えいを防止するための二重三重の制限機能を設置したり、暗号化通信やアクセス制限などを取り入れた厳しいセキュリティ機能を搭載しているものがほとんどです。

不正アクセスやなりすまし、改ざんといったさまざまなパターンの脅威が潜んでいる情報共有ツールですので、万全のセキュリティが維持できるよう常にバージョンアップしています。

シャドーIT対策

聞き慣れない言葉ですが、実は社会の中ではごく一般的に行われている方式です。

シャドーITとは、個人所有のデバイスを使って業務用のコミュニケーションを行うことをさしています。つまり自分のスマホのLINEで上司に重要な契約書類の画像を添付して送るようなものと考えるといいでしょう。

確かにこのような個人所有のデバイスを使った連絡は非常に簡単で便利です。しかし、そこには脆弱なセキュリティという大きな課題があるのです。

実際に、利便性に負けて利用していたがために、プライベートPCを紛失して重要なデータが流出したり、あるいは故意に会社のデータをマイPCと同期して持ち出すなどして事件になったこともあります。

このような事態を回避するために、ビジネスチャットツールでは利用契約を結ぶことと引き換えに高いセキュリティ機能と管理機能を提供しています。金融機関や官公庁なども導入していることからもその信頼の高さがうかがえます。

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