導入してもっと仕事を円滑に!ビジネスチャット選びのポイント

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  • ビジネスチャットツール徹底比較
  • 社内向け情報共有ツールの効果とは
  • 【業種別】グループチャットの導入事例

シャド-IT対策

近年シャドーITという言葉が広がりつつありますが、これは個人で契約した携帯機器やITサービスをビジネスユースとして使うことをいいます。

とても便利な反面、非常に大きなリスクを伴うのがこのシャドーITなのです。

シャドーITが抱えるリスク

シャドーITの場合、その情報管理を企業側は管理も許可もしていない状態にあります。

簡単に言えば、重要な顧客の連絡先や銀行の番号などを自分のLINEで会社の総務の個人に送るようなものです。LINEの情報は簡単に外部に漏れることは、さまざまな報道などでもよく知られています。

つまり、ビジネス向けでなくツールは、だれでも使える=閲覧できる・漏洩すると考えても過言ではないのです。

また、近年タブレットやノートPCを自宅に持ち帰り仕事をする人も多いようです。中には推奨している企業もあるものの、逆に持ち出しを禁止している企業もあります。情報管理に関する考え方の違いがあるということでしょう。

起こりうるトラブル

シャドーITの認識がないままに、つい便利だからと行っているケースも意外に多いようです。例えば、仕事をもっと効率よくするために自分のタブレットも使おうという人もいます。これは、情報漏えいなどのリスクについてあまり具体的に意識していないケースといえます。

しかし中には、会社のデータと自分のノートPCを同期してデータを持ち出そう、という悪質なケースもあることを忘れてはいけません。このようなケースでは、時に犯罪に発展することもあるのです。

また、知らず知らずにウイルスや不正アクセスによってデータの改ざんや抜き取られる事態も発生しています。

ビジネスチャットツールでの情報制御が有効

なぜビジネスチャットツールは安全といえるのでしょう。

それは、ツールを提供している会社が、厳しい管理とセキュリティを備えた環境を提供し、その中で情報の共有を行うことができるからです。このような機能を備えていることを条件として企業と契約しツールの利用環境を提供しているので、高い信頼性を維持することを必須としています。

ビジネスチャットツールは、情報やファイルなどの公開は二の設定をはじめとして、リモート制御や利用状況の閲覧チェック、統計など二重三重の機能を備えています。

そのため、提供会社と管理者、ユーザーの3段階でのセキュリティによって安全で効率的なコミュニケーションのための対策ができるというわけです。

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