導入してもっと仕事を円滑に!ビジネスチャット選びのポイント

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トラブル解決の高速化

ビジネストラブルにおける課題とは

ビジネスシーンで見られるトラブルを最も早く解決する方法は、円滑なビジネスコミュニケーションだといわれています。トラブルの原因や問題点はその輪の中に必ずあり、いかに早くそれに気づくかが重要です。一人より複数の視点からひとつのトラブルに向き合うと、より早く解決の糸口が見えてきます。

しかし、ビジネストラブルはいつ起こるか予測がつかないのが現実です。現実的に起こったビジネストラブルの課題を挙げてみると

  • 営業時間外のトラブルの対応
  • 担当者不在時の対応
  • 迅速かつ正確な情報共有

トラブルが起こったとき、必ずしも担当者とすぐに連絡が取れるとは限りません。連絡がつかない時間帯や場所で知らないうちにトラブルが発生した場合には、どうしても対応が後手に回ってしまうのがこれまでの常識とも言える状態でした。時間の経過とともにさらに状況は変わり、時として悪化するケースもあります。

また、人から人への情報伝達であったり慌てている現場の人からの錯綜した情報では、正確な情報共有はできないばかりか対応策にも大きな違いが生まれます。

そういう意味では、従来の電話やメールには大きなデメリットがあったといえるでしょう。

このようなトラブル対応の課題を一気に解決に向かわせたのが、ビジネスコミュニケーションツール、つまりチャットツールといえるのです。

冷静かつ迅速な情報共有がカギ

このようなビジネストラブル対応で最も重要なのは、迅速かつ正確な情報を関係者全員が共有することです。緊急時の情報には、感情ではなく正確な事実が必須です。

特に緊急対応などでは、スピードも重要となります。一刻を争う時には、複数の関係者が今まさに同時に情報を共有することが必要です。電話やメールでは、時間的なロスとミスなどのリスクも高まります。つまり、トラブル時には、電話やメールでは解決への迅速対応は望めないということがいえるのです。

詳しい情報を一度に共有できるビジネスチャットツールは、正確な状況を関係者に一気に送ることができて、より的確な対応のアドバイスをしたり後方支援などが可能になります。

特に、災害時などの緊急対応には大きな力を発揮するといえるでしょう。

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