導入してもっと仕事を円滑に!ビジネスチャット選びのポイント

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失敗しないビジネスチャットツールの選び方

スムーズな業務のためのビジネスツール

ビジネスチャットツールは、これまで主流だったメールや電話のメリットを合体させた、いま話題のビジネスツールです。

チャットツールを使っている企業は、年々増えています。社内のちょっとした打ち合わせや小会議、離れた場所でのグループディスカッションなどその活用シーンは多彩です。

特に今社内でITを担当している人や総務部で人事や業務の管理を行っている人にはぜひ検討していただきたいツールです。

合理化や時間短縮、情報管理などさまざまな面で多くのメリットを持つビジネスチャットツールとはどんなものなのか、わかりやすく説明します。

ビジネスチャットツールの概要

そもそもビジネスチャットとは?

ビジネスチャットとはどのようなものか、基本的な情報を紹介します。

一般的に使われているチャットツールとしては、LINEやSkype、FacebookのMessengerなどがよく知られています。しかし、これらはビジネスで使うには少々難があるのです。

そこで、ビジネス向けのチャットツールにはどのようなメリットがあるのかについて言及していきます。また、チャットそのものはどのような特徴があるのかも解説。これまで主に使われてきた電話やメールとチャットではどんな違いがあるのかを分かりやすく説明しています。

もちろんメールにもメリットはあるものの、チャットツールが持つメリットと比較するとどのようなことが問題なのか、あるいはチャットツールではどんなことが可能になるのかをよく理解しましょう。

ビジネスチャットツールを導入するにあたって必要最低限の知識がここにあります。最も基本となる知識を持っていれば、導入を検討する際の情報としてとても有効です。

無料プランと有料プランの違い

ビジネスチャットツールには多くの種類のソフトがあります。

それぞれに特徴はありますが、無料で使える基本的な機能はそれほど大きな違いはないといわれています。ではビジネス向けのツールとしてはどこに差別化を図っているか。

それは有料プランにすることでどれだけの付加機能をつけることができるかにあるといえます。それでは、無料プランの持つ基本的な機能と、有料プランにすることでどんな機能がついてくるのか、その違いについて具体的に紹介します。

ビジネスユースでは、これだけは備わっていてほしいという機能やこれがあれば助かるという機能まで、その必要性は組織や会社によって異なります。ただし、ほとんどのツールでは無料の基本プランでは不足している機能が多いようです。

ですから、ビジネスで導入を検討している人には、費用対効果を考えるとやはり有料プランがストレスなく利用することができそうです。

ランニングコストはどの程度か

ビジネスチャットツールを導入するにあたって、会社がまず検討すべきことはランニングコストがどれくらいかかるかということでしょう。

そこには、単にコスト削減だけではなく機能とのバランスも関係しています。どんなに充実した機能を備えていても、コストがかかるツールであればいずれ経営を圧迫する可能性があります。

かといって、価格が安いものにすると、十分な機能を備えていないケースも少なくないのが現状です。中には、オプションとして別途有料プランを設けているものもあるようです。

自社の問題点を踏まえてそれを改善するべき必要な機能はなにか、セキュリティは万全か、サポートは充実しているか、といったツールの特徴や内容をしっかり精査し、ランニングコストとのバランスを検討したうえで決定するのが好ましいといえるでしょう。

ここでは、代表的なツールの月額と年額のコストを紹介しています。

通知設定・その他機能の充実度

ビジネスチャットツールには、さまざまな便利機能が搭載されています。基本機能はほとんど違いがないといわれていますが、ツールソフトにはオプション機能が用意されているものも多いようです。

例えば、メッセージが届いた際に教えてくれる通知機能では、さまざまな方式から選ぶことができます。また、外出先などでもすぐに確認できるスマートフォンのお知らせ機能や閲覧、投稿といった機能などもあり、利便性はさらにアップします。

それ以外にも多彩な機能がありますが、実際に日常のビジネスシーンで利用するときにあってほしい機能はなにか、をしっかり確認するようにします。自社が必要としている機能がストレスなく使えるかということにポイントを置いて、チャットツール選びの参考にすることがおすすめです。

ここでは、オプション機能にはどんなものがあるかを具体的に紹介します。ぜひ参考にしてください。

管理機能・セキュリティ機能を確認する

ビジネス向けのチャットツールでは、これだけはぜひ搭載してほしい機能として管理機能とセキュリティ機能があります。

管理機能とは、そのチャットツールに登録しているユーザーや組織を管理したり制限するための機能だといえます。具体的には、ユーザーや組織単位でさまざまな機能の使用を管理したり制限することや、ログの管理、ファイルの扱いの管理や制限などを一元化して行えることによって安全対策や業務管理をすることができるのです。

また、チャットツールの大きなメリットともいえるのがセキュリティ機能です。従来使用されているメールでは、第三者による不正アクセスや改ざんなどでトラブルになることがあります。

しかしチャットツールは厳格なセキュリティ機能を備えていて、高度な暗号化やアクセス制限などによってトラブルやミスを防止し、不正な脅威から守ってくれるのです。

一般的に使われているLINEやSkypeなどのチャットツールとの大きな違いともいえるのが、このセキュリティ機能の充実といえるでしょう。

ユーザーインターフェースの使いやすさ

ビジネスチャットは毎日の仕事で利用するものです。したがって何よりも重要なのは、利用者の使いやすさです。

最初にアクセスするインターフェースの使いやすさは、その後のスムーズなコミュニケーションや利用を大きく左右します。したがって、ビジネスチャットを選ぶ際には、インターフェースの使いやすさも重視すべきポイントです。

ただし、パンフレットやサイト上で見ても実際の使いやすさはなかなかぴんと来ないものです。そこで、チャットツールを開発・販売している会社の多くは、無料トライアル期間を設け実際に使ってもらうことを推奨しています。

無料トライアルでは、利用期間や人数が限られているものがほとんどですが、社内の少人数グループなどで実際に利用してみてインターフェースの使いやすさを比較検討するといいでしょう。ボタンの位置や機能などによっては、自社が求めているスタイルとは異なることもあります。

インターフェースはストレスなく業務を行うために、意外に大きなウエイトを占めるポイントといえそうです。

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