導入してもっと仕事を円滑に!ビジネスチャット選びのポイント

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そもそもビジネスチャットとは?

ビジネスチャットは、広く普及している言い方だと「チャットツール」と呼ばれます。チャットツールとは、登録した相手の人と直接会話ができる機能です。ビジネス向けの機能を強化したものを「ビジネスチャット」といいます。

チャットといえば、会話できるツールのことを指していて、個人で使っている人もいれば会社で業務用として使っているケースもあります。比較的簡単に導入できる上に使い勝手もいいので、世界中で多くの人が活用しています。

実際に、近年多くの企業で社員同士のコミュニケーションツールとしてチャットツールを導入しています。

特に大企業では積極的に導入を進めているため、ビジネスで最も使えるコミュニケーションツールとはなにかと聞けば、ほとんどの大企業は『ビジネスチャット』と答えるでしょう。

このように、チャットツールは利便性が高く仕事の効率化に繋がると、その評価はぐんぐん上がっています。 一般的に知られているチャットツールには「LINE」や「Skype」「facebookのメッセンジャー」などがあります。

これらはプライベートで使うにはとても便利なツールですが、実はビジネスシーンではいくつかの不安要素もあるのです。そこで、ビジネス向けに優れたビジネスチャットツールが開発されています。

メールとチャットとの違い

チャットツールが普及する前に最もよく使われてきたコミュニケーションツールといえば、電話やメールでしょう。そして、それぞれにメリットデメリットがありました。

例えば電話はダイレクトに会話できるけれど話したことを残せない(録音すればいいですが、毎回そうもいかない)上に、いつも電話に出られるわけではありません。

メールは時間があるときに見ることができるし記録も残るから、と思いがちですが、相手から返信が来るのを待たなければならずスムーズなやり取りができません。

そこで、電話とメールのいいとこ取りをしたのがチャットです。チャットは会話ができて記録に残せるとても便利なツールなのです。

ビジネスチャットのメリットとは

それにしても、ビジネスで使うビジネスチャットにはどんなメリットがあるのでしょう?LINEやSkypeでもチャットは成立しますが、なぜビジネスには不向きなのでしょうか。

ビジネスチャットのメリットとデメリットから見てみましょう。

メリット
  • 1対1、1対複数、グループなどさまざまなシーンで会話が成立する
  • 宛先を間違えることがないので誤送信がない
  • 簡単な内容の会話でもしやすい
  • 迷惑メールの心配がない
  • ツールによってメッセージを後から削除や編集ができる
  • インスタントなやり取りにより、密な連絡が可能になる
デメリット
  • 長文になると送りづらい
  • CCやBCC機能はない(会話をメンバーで共有する形式となってしまう)
  • メッセージの移行ができない
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